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Por la Prof. Silvia Heger para la Consultora Enikö Bihar y Asociados - 
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Eficacia en los informes de seguridad

Consideraciones Previas.

Reflejos rápidos y serenidad para la toma de decisiones son algunas de las características esenciales de un jefe de área de Seguridad de cualquier empresa. Igual rapidez y similar serenidad deben presidir los escritos que el área produce. Nos referimos a textos -que genéricamente denominaremos "documentos"-, destinados a ser leídos por todas las secciones que conforman cualquier organización y que, idealmente, deberían ser comprendidos correctamente en la primera lectura. 

Estamos ya en condiciones, entonces, de esbozar algunos de los rasgos exigibles a un texto emanado de la oficina de Seguridad: claridad expositiva, ideas planteadas según un ordenamiento lógico, comprensión inmediata. En síntesis hablamos de eficacia. Un informe de Seguridad debe ser un texto eficaz porque se espera que de una sola leída resulte transparente, porque su comprensión no puede provocar vacilaciones, y porque su redacción debería consumir un tiempo mínimo. Para lograr semejante "performance", el jefe de Seguridad necesita entrenamiento. Y es que saber escribir eficazmente constituye el exitoso resultado de un tenaz entrenamiento.

¿Cuáles son los textos que produce el área de Seguridad? 

Diversos, por cierto, son los textos que emanan de esa área. Podemos mencionar, por ejemplo, instrucciones operativas - textos de extrema urgencia-, pero también, evaluaciones sobre determinadas situaciones, comentarios y sugerencias, estudio de necesidades y presupuestos -es decir, textos de carácter analítico y de elaboración más lenta-.

¿Cómo se escriben los documentos del área de Seguridad? 

Se trata, evidentemente, de un proceso, o sea: una actividad que se desarrolla durante un cierto tiempo. Al enfrentar la tarea de redacción tendremos que resolver los siguientes problemas insoslayables: 

--> a qué destinatario va el texto y en qué estilo se escribe; 
--> para cumplir qué objetivo lo redactamos; 
--> con qué modelos de referencia contamos; 
--> planificación, escritura y revisión. 
--> destinatario y estilo. 

¿A quién estamos enviando nuestro documento?

Lo estamos enviando a un lector que no está a nuestro lado, que no podrá pedirnos aclaraciones inmediatas, alguien que deberá arreglarse con lo que lee para poder poner en práctica nuestras instrucciones o tomar decisiones. Esto nos obliga a usar un estilo preciso y organizado según una estructura lógica, con bajísimo riesgo de errores interpretativos. 

En cuanto al vocabulario, no deberemos elegir palabras rebuscadas -a fin de no caer en el hermetismo- pero tampoco vulgares -para no sugerir pobreza intelectual-. Y esas palabras deberán estar investidas de un significado exacto, no errático ni mucho menos confuso, lo que incidiría en una pérdida de tiempo hasta desentrañar el verdadero sentido de la idea. De ahí se va inexorablemente a la pérdida de eficacia. 

Hablemos de estilo.

Este concepto está directamente vinculado con el tipo de lector al que dirigimos el texto. Una persona con destreza en la escritura está en condiciones de manejar varios estilos para un mismo significado. Hay estilos más formales y estilos más coloquiales, y la elección depende del modelo de destinatario y del efecto que querramos provocar. 


El objetivo de los textos de Seguridad 

Cualquier documento que produce el área de Seguridad debe tener un objetivo específicamente determinado: garantizar la seguridad de la empresa y su gente. ¿Qué posibles documentos podríamos tener que escribir? Veamos algunos casos: elevar un informe para la toma de alguna decisión, proponer un presupuesto para su consideración y análisis, comentar ideas para generar cambios de conducta o de estructuras, y por supuesto impartir estrictas órdenes e instrucciones para su cumplimiento. 

Modelos referenciales.

Como recién vimos, en el área de Seguridad se escriben textos funcionales. Por eso es que la originalidad extrema, la metáfora y tantas otras figuras retóricas no son de uso aconsejable. El motivo es que requieren una energía adicional y un tiempo extra para que el mensaje sea comprendido. Y en el área de Seguridad, al contrario, se trata de ganar tiempo. Por lo tanto hay que escribir dentro de un marco de cierta previsibilidad y, en algunos casos, incluyendo estructuras automatizadas. Y aquí es donde surge la idea de necesidad de entrenamiento en la escritura, en la exigencia de redactar de manera muy rápida y positivamente experimentada, de forma tal de agilizar la lectura y la comprensión. 

Etapas de planificación, escritura y revisión 

Estas tres etapas corresponden a la instancia de puesta en escritura de un texto. Implican la disciplina básica que debemos cumplir, el entrenamiento esencial que sostiene la actividad de redactar textos. Paso a paso son las siguientes: 

--> planificar por escrito, conceptualmente, las partes que constituirán nuestro documento. Si nos contentáramos con plantear el texto en nuestra cabeza y escribirlo de manera definitiva al correr de nuestras ideas, plasmaríamos inevitablemente documentos poco convincentes e ineficaces; 

--> escribir materialmente el texto, ya sea en papel o en la computadora, en base a lo específicamnet planteado en la planificación; 

--> revisar el producto, esto es, ponernos en la situación de lector y evaluar el texto producido en cuanto a corrección, cumplimiento de los objetivos previstos, y eficacia total -comprensión rápida de cada parte del texto-. Es esencial proceder a corregir todas las veces que sea necesario para llegar al texto más logrado. Sólo así podremos enviarlo con confianza y certeza de calidad. 

Silvia Heger, Profesora de Castellano, Literatura y Latín, por la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Buenos Aires. Postgrados en Psicología de las Organizaciones Modernas y Organizaciones Educativas, y en Teoría Literaria, Crítica Literaria y Estructuralismo. Asignaturas de la carrera de Historia del Arte en la Facultad de Filosofía y Letras (UBA). Profesora de Redacción Empresarial en el Instituto Argentino de Secretarias Ejecutivas (IASE). Confección y dictado de cursos sobre "Elaboración de informes en el área de seguridad" en Motorola Argentina. Profesora de Español Lengua Extranjera en LEXIS S.A. Centro de Idiomas. Creación y conducción de cursos relacionados con pintura, escultura y arte argentino en general, mercado del arte y coleccionismo. Ex profesora y coordinadora pedagógica de asignaturas humanísticas (Literatura Argentina, Lectura Comprensiva) en el Grupo Educativo I.S.E.F. y E.S.B.A. Autora de textos sobre Literatura Española y Argentina para nivel pre-universitario.

Por la Prof. Silvia Heger para la
Consultora Enikö Bihar y Asociados

 

 

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