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Por Laura Reina - La Nación______________________________________  

LA NACIÓN – EMPLEOS – 25-09-2001

 

Claves para manejar el reloj

El aprovechamiento del tiempo en las empresas mejora la productividad y evita el stress. El desperdicio de minutos puede reflejar falta de motivación o dificultades para tomar decisiones Es necesario identificar los factores de distracción y alinear los objetivos con los valores de la compañía.

Todas las personas disponen de él, pero muy pocas saben aprovecharlo. Algunos sostienen que vale oro, pero ni el hombre más rico del planeta puede comprarlo. Es la fuente inspiradora de numerosas metáforas, aunque ninguna es tan acertada como la que asegura "intentar dominar el tiempo es como pretender atrapar el viento".

Existen distintas técnicas que, si bien no aspiran a alcanzar este imposible, contribuyen a que se pueda sacar mejor provecho de cada minuto. El objetivo es evitar la frustrante sensación de no llegar con el trabajo, momento en el que nunca parecen suficientes las veinticuatro horas que tiene el día.

Un buen comienzo es hacer una pausa, dedicar diez minutos a analizar la agenda del día y separar lo importante de lo urgente. Pero, en realidad, éste es el último paso de un plan que incluye diagnóstico, planificación, fijación de metas y verificación de lo pautado.

Síntomas preocupantes

Algunos sostienen que un empleado que no hace un uso adecuado del tiempo refleja falta de motivación. "Salvo que exista un problema de disciplina, se tiende a postergar aquello que no produce placer o molesta", opina Ricardo Báez, profesor universitario que dicta talleres sobre organización del tiempo en el Instituto Argentino de Automación Industrial.

Otra señal de que se está haciendo un mal aprovechamiento del tiempo se produce cuando un empleado se lleva reiteradamente a su casa el trabajo que no pudo terminar en la oficina. "Esto, en lugar de denotar desgano puede significar inconvenientes para identificar prioridades o para tomar decisiones", admite Nelly Hoijman, directora de la consultora de capacitación Cedepe.

Además de una merma en la productividad individual, el manejo ineficaz del tiempo puede generar angustia, aumento de la tensión nerviosa y mucha ansiedad, lo que seguramente derivará en stress. De ahí la importancia de que las compañías entrenen a su personal en la carrera contra el reloj.

Paso por paso

El primer paso es hacer un diagnóstico sobre el uso del tiempo. Aquí es importante identificar los elementos o situaciones que habitualmente generan distracciones. Para citar sólo las más habituales, se pueden señalar las llamadas telefónicas y las interrupciones de los compañeros. Los mails masivos también cosechan varias quejas.

"Estas situaciones son consecuencia de una mala organización laboral, donde las prioridades son confusas o cambiantes", sostiene Báez. Por eso el segundo paso es trazar objetivos claros acordes con los valores de la compañía. "De esta manera se organizan las actividades en función de estas metas", expresa Mónica Reta, directora de Capacitación Ejecutiva, miembro de Crestcom Internacional, que dicta cursos sobre manejo del tiempo.

También Hoijman destaca la importancia de los objetivos en la planificación: "Sirven para medir la efectividad de nuestras acciones. Son parámetros organizativos que nos permiten comparar un antes y un después".

Por eso cuando se trabaja con metas es preferible planificar con una semana de antelación. El día a día resta perspectiva y puede hacer perder de vista el rumbo. "El plan semanal da sentido a las acciones diarias", expresa Báez.

Una vez definidas las metas, sólo resta fijar las prioridades y otorgar a cada una de ellas un tiempo de realización. "Aquí es importante conocer las fortalezas y debilidades propias y ajenas para delegar responsabilidades en las personas correctas", dice Reta.

Para Báez, la capacidad de distribuir y ceder tareas es una de las claves del éxito de estos programas:"La delegación efectiva anima la participación de los empleados, otorga mayor motivación y mejora la capacidad de decisión del personal", asegura.

Por último, es fundamental la acción coordinada. El líder del sector debe encargarse de sincronizar los ritmos de trabajo en función de los objetivos del área y de la firma. De lo contrario, todo esfuerzo personal será una nueva e inútil pérdida de tiempo.

Laura Reina

Algunos Consejos

·  No debe confundirse aprovechamiento del tiempo con apuro. Por lo general, aquello que se hace a las apuradas sale mal y, por lo tanto, demanda el doble de minutos.

·  No pretender hacer varias cosas al mismo tiempo. Es necesario abarcar una por vez y sólo después de terminarla empezar con la siguiente.

·  Escribir las tareas por realizar para no olvidar ninguna y tacharlas a medida que se completan.

·  Para identificar prioridades, dividir las actividades en tres niveles:lo que se debe hacer, lo que es necesario hacer y lo que se quiere hacer. Tratar de cubrir al menos una de cada nivel a lo largo del día para equilibrar el placer con las obligaciones laborales.

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